Guia y herramientas para el trabajo remoto

Introducción

Decidí escribir esta guía dada mi propia experiencia muy positiva con el tele trabajo. Hace un año que trabajo a distancia como Gerente de Administración y Finanzas para una pequeña compañía radicada en el exterior. A trece mil kilómetros de distancia y con una diferencia de tres o cuatro horas dependiendo la época del año, manejo exactamente las mismas responsabilidades y tareas que manejaba dentro de la empresa, y con un resultado realmente muy bueno.

Con esto quiero decir que con todas las herramientas digitales que tenemos hoy a nuestra disposición (la mayoría gratuitas), la efectividad es igual o incluso superior a la que podemos tener trabajando físicamente en las oficinas de la empresa, solo es cuestión de aprender a organizarse bien y conocer todas estas herramientas digitales de gestión, comunicación y colaboración.

Cuando digo que el desempeño puede ser incluso superior, es porque el trabajo a distancia tiene además de lo estrictamente laboral o profesional, algunas otras ventajas adicionales para ambas partes como por ejemplo:

• Ahorro de costes en la empresa. Las personas en la empresa consumen recursos, energía, metros cuadrados, mobiliario, etc. Organizar una red de trabajo a distancia significa oficinas mas pequeñas y menos gastos de estructura para la empresa.

• Ahorro de tiempo y coste en movilidad. Una persona promedio invierte como mínimo una hora y media en ir y volver del trabajo todos los días. Si realizamos un cálculo en un supuesto de 22 días al mes estamos hablando de 33 horas al mes, cifra bastante considerable. A esto deberemos sumarle también los gastos de transporte.

• Disminuyen las distracciones y aumenta la concentración. La gente dando vueltas en las empresas produce siempre distracciones constantes con comentarios, consultas y preguntas innecesarias. Cuando trabajamos a distancia notaremos que las personas con las que trabajamos organizan mejor sus dudas y consultas en un único llamado, mensaje o correo menos frecuente, haciendo que disminuyan las interrupciones que afectan a la concentración.

• Aumenta la motivación personal. El hecho de poder ordenar nuestros horarios y tareas nos permite organizar y aprovechar mejor de los demás aspectos de nuestra vida. Notaremos con el correr de las semanas que cada hora invertida rendirá más y su productividad será mayor, trabajando con más flexibilidad, más distendidos y por lo tanto más motivados.

Diseño y configuración de nuestra oficina virtual

Lo primero que tenemos que hacer para comenzar, es confeccionar un listado detallado de las tareas que realizamos y el circuito que siguen, que información y documentación requiere cada una y de quien proviene (Input), y que información y documentación genera cada una y quien es el usuario de la misma (Output). De ese listado seguramente surgirán ciertas tareas operativas que por su naturaleza no se podrán realizar a distancia. En algunas de ellas quizás encontremos una solución mediante alguna modificación en el proceso, y el resto tendremos que delegarlas totalmente.

Estos Inputs y Outputs nos dirán con exactitud que herramientas necesitaremos de todas las que veremos a continuación, con quien las tendremos que compartir, que información requerirán, niveles de acceso, capacidad de almacenamiento, etc. La puesta en marcha de todas estas herramientas conformarán nuestra infraestructura digital para tener acceso a los sistemas y a la información, compartir los archivos, proyectos, tareas, y aceitar correctamente la comunicación con las personas dentro y fuera de la empresa con las que tengamos que interactuar.

Herramientas digitales

Sistema de archivos y documentos en la nube

Esta es una de las herramientas más importantes para trabajar en forma remota, la que nos permitirá compartir todos nuestros archivos y documentos desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador o desde el teléfono móvil. Yo personalmente utilizo Dropbox (http://www.dropbox.com/) pero hay muchos otros. Dropbox es gratuito hasta una capacidad de 2 GB y sino luego tiene un coste según el espacio deseado. Otra alterativa que funciona muy bien es SugarSync (http://www.sugarsync.com/), es relativamente nuevo y brinda actualmente 5 GB de almacenamiento gratuito.

Una vez que tenemos la aplicación instalada guardaremos todos los archivos en el sistema, y no olvidemos también digitalizar todos los documentos físicos de la empresa que podamos llegar a necesitar consultar. En Dropbox podemos compartir diferentes carpetas de documentos con diferentes personas de la empresa y cualquier modificación que se realice se verá reflejada automáticamente en los ordenadores de todos los usuarios con quienes compartimos esos archivos. De esta manera, podremos crear diferentes accesos y permisos de acuerdo a los usuarios con los que vayamos a compartir cada documento. También tiene la posibilidad de acceder a un registro de versiones anteriores de los archivos por si nos efectúan alguna modificación no deseada, y es posible también acceder directamente desde el navegador, si nos encontramos en un ordenador que no cuenta con la aplicación instalada en ese momento.

Estos sistemas del estilo Dropbox son una herramienta fantástica para trabajar en forma colaborativa desde diferentes lugares y no solo con los demás miembros de la empresa, ya que también permiten guardar documentos en carpetas públicas donde cualquiera que cuente con el vínculo al archivo puede acceder a él.

Escritorio remoto

Esta es otra herramienta sin la cual, en mi caso, no podría haber trabajado de manera remota. La conexión a escritorio remoto es una aplicación que viene instalada en el Windows dentro de accesorios, que lo que hace es acceder a través de una ventana a otro equipo ingresando nuestro usuario, contraseña y el nombre de dominio de dicho equipo.

Cuando nos conectamos a otro equipo de esta manera, vemos el escritorio tal como si estuviésemos trabajando en ese equipo, teniendo acceso a todos los programas, documentos e incluso impresoras. Esto es especialmente útil si en nuestro trabajo, tenemos que utilizar algún software de gestión en particular que esté instalado en un servidor dentro de la empresa como un sistema contable, de facturación, de diseño, etc. De esta manera trabajaremos mediante la conexión a escritorio remoto tal como si estuviésemos trabajando en ese equipo, pero en este caso a través de internet.

En mi caso por ejemplo, utilizo dos aplicaciones de gestión financiera en dos sucursales distintas de la compañía, en dos países diferentes, y en ocasiones incluso imprimo ciertos documentos directamente en las impresoras dentro de la empresa.

Compartir pantallas

Es una herramienta muy útil cuando estamos en una reunión o teleconferencia y necesitamos ver y analizar un documento en conjunto con otra persona. El Skype tiene esta función, pero hay como siempre otros sistemas alternativos, incluso hay aplicaciones web que lo realizan instantáneamente a través del navegador.

Lo que hace esta herramienta simplemente es compartir nuestra pantalla con la persona con la que estamos hablando, de modo que verá dentro de la venta del Skype por ejemplo, todo lo que nosotros veamos en nuestra pantalla en tiempo real. Verá si movemos el ratón, si escribimos texto, podemos señalar un cuadro, gráfico, etc.

Redes sociales cerradas para empresas

Estas redes son una buena herramienta para estar informado de todo lo que sucede en la empresa. Es una red social pero creada para un grupo cerrado de personas, identificadas con el correo electrónico corporativo.

En ella se pueden hacer anuncios, compartir enlaces, artículos o noticias, adjuntar archivos, enviar mensajes privados, realizar invitaciones a eventos, entre otras cosas. La estructura de comentarios es como la del resto de las redes sociales, teniendo todo el historial de cada tema tratado con los comentarios hechos por cada participante.

Cuenta también con una función muy útil que es la de armar grupos con determinados participantes, en los que se pueden tratar o seguir proyectos específicos, o temas referidos a solo ciertas áreas de la empresa. Yo recomiendo Yammer (http://www.yammer.com/) que es bastante completo, el cual incluye además una aplicación de escritorio que nos avisa en la barra de tareas cuando hay nuevas publicaciones o mensajes.

Telefonía IP

La telefonía IP es básicamente una línea telefónica que funciona a través de internet. Su uso cada vez está más extendido, tanto en empresas grandes como pequeñas.

En mi opinión la ventaja más significativa es la portabilidad de los números de teléfono y las extensiones a cualquier lugar en el mundo y sin ningún costo adicional, y siempre como número local. De esta manera, si me encuentro trabajando en forma remota en otro país y alguien llama a mi número de la empresa, o algún miembro de la empresa marca mi extensión, me sonará el teléfono encuentre donde me encuentre, con un costo de una llamada local para la persona que llame.

Para utilizar la telefonía IP se puede tanto adquirir un aparato de teléfono IP, como instalar una aplicación directamente en el ordenador o inclusive en el teléfono móvil, teniendo de este modo portabilidad absoluta. Hay muchas aplicaciones para convertir tu ordenador en un teléfono IP, yo personalmente utilizo EyeBeam y me da excelente resultado.

De la misma manera que podemos recibir cualquier llamada de forma totalmente transparente aunque nos encontremos en el exterior, también nosotros podremos comunicarnos con la empresa, clientes o proveedores, a través de este teléfono marcando el número local.

Organización de notas y tareas

Hay varias aplicaciones para guardar y organizar nuestras notas, tareas, procedimientos, ideas, etc. Personalmente utilizo Evernote (http://www.evernote.com/), pero Springpad (http://www.springpad.com/) o Wunderlist (www.6wunderkinder.com/wunderlist/) también son muy buenas. En los tres casos las posibilidades son similares: acceso desde cualquier lugar (ordenador, teléfono móvil o navegador), sincronización automática, búsquedas por texto o etiquetas, guardar páginas web mientras navegamos, tomar una foto, capturar pantallas, crear distintos blocs de notas, etc.

Las tres aplicaciones son gratuitas hasta cierta capacidad de almacenamiento y las versiones de pago tienen alguna que otra opción adicional. Una característica muy útil si trabajamos en forma remota es la posibilidad de compartir una determinada nota con otros usuarios para trabajar en ella de forma colaborativa, de manera que todos pueden editar y actualizar su contenido.

Internet Móvil 3G

Con los modems USB que proporcionan las compañías de telefonía podemos conectarnos a Internet con nuestro ordenador portátil en cualquier lugar y no depender de un sitio con conexión Wi Fi. Actualmente existen tarifas fijas bastante económicas y es una herramienta realmente útil sobre todo cuando viajamos. Si disponemos de un servicio de telefonía IP en nuestra empresa, tendremos una oficina móvil completa con nuestro número de teléfono y nuestra extensión.

Aplicaciones para comunicaciones

Sobre estas herramientas no hay mucho que agregar ya que se utilizan todas hace muchos años. El Skype es el más utilizado para tele y vídeo conferencia, la calidad de las comunicaciones es una de las mejores del mercado, y también cuenta con su aplicación para teléfonos móviles. Las llamadas de ordenador a ordenador son gratuitas, y si no disponemos de un servicio de telefonía IP en la empresa y necesitamos realizar llamadas a teléfonos fijos o móviles, tenemos la posibilidad de cargar crédito y hacerlas perfectamente a un costo muy competitivo.

Para mensajería instantánea tenemos el Skype, el MSN, Google Talk, WhatsApp y muchas otras, también con sus versiones para móviles. La mensajería instantánea proporciona una buena forma de efectuar consultas rápidas cortas y puntuales independientemente de donde se encuentre la persona en cuestión.

Con la tecnología que hay hoy en día invertida en Internet, las comunicaciones a través de la red son realmente excelentes y no suponen ningún obstáculo para trabajar a distancia. Personalmente he tenido hasta dos horas seguidas de reunión por Skype con varias personas simultáneamente, compartiendo pantallas y abriendo y guardando documentos desde la nube, con un rendimiento fantástico.

Presentaciones Online

Si tenemos que hacer alguna presentación con mucho contenido, imágenes o sonido, la opción de compartir la pantalla con Skype no será del todo eficiente ni prolija. Para esto tenemos aplicaciones totalmente basadas en la web que nos permiten crear o importar de Powerpoint presentaciones muy completas, editarlas, guardarlas y compartirlas en la web. De esta manera podemos fácilmente realizar presentaciones por Internet a la vez que le hablamos a nuestra audiencia por Skype u otro sistema.

Sliderocket (http://www.sliderocket.com/) es una alternativa que brinda tres opciones, una gratuita con las opciones básicas y dos con coste que poseen mayor capacidad, mayor número de cuentas simultáneas, e infinidad de opciones adicionales.

Consejos finales

Creo que este es un buen resumen y una buena colección de herramientas para configurar nuestra estructura de trabajo digital. Para terminar enumeraremos algunos puntos a la hora de encarar un trabajo en esta modalidad que vale la pena tener en cuenta:

• Antes de empezar y una vez que tenemos todo más o menos organizado, es indispensable realizar una prueba de tres o cuatro semanas que incluya momentos que suelen ser críticos en el mes para asegurarse de que todo funciona correctamente, y de aparecer contratiempos o situaciones no previstas, hacer los ajustes necesarios.

• Al estar fuera de la empresa y manejar nuestro trabajo y horarios de forma más independiente, muchas veces se nos mezcla la vida profesional con la vida personal, por lo que es importante planificar detenidamente cada día y cada semana, y disponer de un lugar físico tranquilo y agradable. Si no hacemos un buen plan, es muy posible que sin quererlo el tiempo nos rinda menos y la productividad disminuya.

• Es imprescindible contar con un buen equipo de colaboradores dentro de la empresa. Uno de los pocos puntos negativos a mi juicio de trabajar de esta manera, es que al no estar físicamente en la empresa se pierde a veces la percepción del ambiente de trabajo y del estado de ánimo de las personas, como de algunos hechos o novedades informales. Para esto necesitamos un equipo de gente responsable y motivado que mantenga una comunicación fluida con nosotros y nos mantenga al tanto permanentemente de los temas importantes.

• La comunicación y el feedback que debemos dar a nuestros superiores si los tenemos debe ser mayor a lo normal, para que sientan que controlan la situación y estén continuamente al tanto de todos los temas. En la empresa seguramente nos cruzábamos en algún pasillo o íbamos a almorzar y charlábamos sobre temas relacionados con el trabajo, ahora esto no sucede por lo que la información proporcionada debe ser mayor y más frecuente.

• Es útil compartir archivos con información con el estado de proyectos y temas de diversa índole para que los involucrados lo puedan consultar en cualquier momento sin necesidad de consultarnos.

Como hemos visto entonces, el trabajo remoto hoy en día está al alcance de cualquiera, lo único que necesitamos es una buena planificación en cuanto a la organización del trabajo, no temerle a los cambios y una buena conexión a Internet.

Espero que esta guía resulte útil a los que estén por emprender un proyecto de estas características y cualquier duda me puedes consultar siempre en:

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